NMWP Innovation2GO, andere Webinare, Online-Meetings mit

Zoom

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Seminare, die vom Landescluster NanoMikroWerkstoffePhotonik.NRW (NMWP.NRW) oder der NMWP Management GmbH über „Zoom“ durchgeführt werden

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Mit dem Tool „Zoom“ führen wir Telefonkonferenzen, Online-Sitzungen, Videokonferenzen und / oder Online-Seminare (nachfolgend: „Online Meetings“) durch. „Zoom“ ist eine Dienstleistung der Firma Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den USA.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung in direktem Zusammenhang mit den durchgeführten „Online-Meetings“ ist die NMWP Management GmbH.

Hinweis: Wenn Sie auf die „Zoom“-Website zugreifen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Um „Zoom“ nutzen zu können, müssen Sie jedoch nur auf die Website zugreifen, um die erforderliche Software herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, indem Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in die App „Zoom“ eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen können oder wollen, stehen Ihnen die Grundfunktionen auch über eine Browser-Version zur Verfügung, die ebenfalls auf der „Zoom“-Website zur Verfügung steht.

Welche Daten werden verarbeitet?

Beim Einsatz von „Zoom“ werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Der Umfang dieser Daten hängt auch davon ab, welche Daten vor oder während eines „Online-Meetings“ erstellt werden.

Folgende Arten von Personendaten werden verarbeitet:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Name, Telefonnummer (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (sofern nicht Single-Sign-In verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), IP-Adressen der Teilnehmer, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Wenn Sitzungen aufgezeichnet werden (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufzeichnungen, M4A-Datei aller Audioaufzeichnungen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
  • Bei Zugriff über Telefon: Informationen über die eingehende und ausgehende Telefonnummer, den Ländernamen, die Start- und Endzeit. Weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts können ebenfalls gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodateien, Screensharing (z.B. Powerpoint-Präsentationen): Möglicherweise können Sie die Chat-, Frage- oder Umfrage-Funktion eines „Online-Meetings“ verwenden. In einem solchen Fall wird der von Ihnen eingegebene Text soweit bearbeitet, wie es für die Anzeige im und evtl. der Aufzeichnung des „Online-Meetings“ notwendig ist. Um die Videoanzeige und die Wiedergabe von Audioinhalten zu ermöglichen, werden die Daten des Mikrofons Ihres Geräts und gegebenenfalls der Videokamera Ihres Geräts während der Sitzung verarbeitet. Über die „Zoom“-Anwendungen können Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon jederzeit deaktivieren oder stumm schalten.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen oder den „Besprechungsraum“ zu betreten, müssen Sie mindestens Ihren Namen angeben.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ abzuhalten. Wenn wir ein „Online-Meeting“ aufzeichnen, werden wir Sie vorab darüber informieren und gegebenenfalls um Ihre Zustimmung bitten. In der „Zoom“-Anwendung wird angezeigt, wenn die Sitzung aufgezeichnet wird.

Wir werden Chat-Inhalte aufzeichnen, wenn die Ergebnisse einer Online-Sitzung für die Aufzeichnung benötigt werden. Dies ist jedoch in der Regel nicht der Fall.

Zu Zwecken der Aufzeichnung und Nachbereitung können wir auch alle Fragen der Teilnehmer von Online-Seminaren bearbeiten.

Wenn Sie als „Zoom“-Benutzer registriert sind, können Berichte von „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Telefon-Zugangsdaten, Fragen und Antworten in Online-Seminaren, Umfragefunktion in Online-Seminaren) bis zu einem Monat lang von „Zoom“ gespeichert werden.

Die Alertness-Monitoring-Funktion (Alertness-Tracking), die in Online-Meeting-Tools wie „Zoom“ zur Verfügung steht, ist deaktiviert.

Es wird keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Artikel 22 GDPR verwendet.

Rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitern der NMWP Management GmbH verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes BDSG. Soweit personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von „Zoom“ für die Begründung, Aufrechterhaltung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht erforderlich sind, aber für die Nutzung von „Zoom“ von wesentlicher Bedeutung sind, bildet Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) des BDSG die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung. Unser Interesse liegt in solchen Fällen darin, dass „Online-Meetings“ effektiv durchgeführt werden können.

Die allgemeine gesetzliche Grundlage für die Datenverarbeitung bei „Online Meetings“ ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) der DSGVO, sofern solche Treffen im Rahmen von Vertragsverhältnissen stattfinden.

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) die DSGVO ist anwendbar, wenn kein Vertragsverhältnis besteht. Unser Interesse liegt darin, auch in diesem Fall eine effektive Durchführung von „Online Meetings“ zu ermöglichen.

Empfänger / Offenlegung von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden im Allgemeinen nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, die Daten sind für eine solche Weitergabe bestimmt. Bitte beachten Sie, dass Inhalte von „Online-Meetings“, wie dies häufig bei persönlichen Treffen der Fall ist, häufig für die Kommunikation mit Kunden, Interessengruppen oder Dritten bestimmt sind und daher offengelegt werden sollen.

Weitere Empfänger: Es ist erforderlich, dass der Anbieter „Zoom“ Kenntnis von den oben genannten Daten erhält, soweit dies in unserem Datenbearbeitungsvertrag mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist eine Dienstleistung eines Anbieters aus den USA. Personendaten werden deshalb auch in einem Drittstaat verarbeitet. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Datenverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der den Anforderungen von Artikel 28 der DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch Maßnahmen wie die Zertifizierung von „Privacy Shield“ durch Zoom Video Communications, Inc. und EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.

Ihre Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, auf alle Sie betreffenden persönlichen Daten zuzugreifen. Um Ihre Daten einzusehen, können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei nicht schriftlich eingereichten Auskunftsersuchen um den Nachweis bitten können, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.

Schließlich haben Sie das Recht, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben Einspruch gegen die Verarbeitung zu erheben.

Im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen haben Sie auch das Recht auf Weiterreichung von Daten.

Löschung von Daten

In der Regel löschen wir personenbezogene Daten, wenn ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Eine Speicherung kann insbesondere dann erforderlich sein, wenn die Daten noch zur Erfüllung von (vertraglichen) Leistungen sowie zur Prüfung, Gewährung oder Ablehnung von Gewährleistungs- oder Garantieansprüchen benötigt werden. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, kommt eine Löschung der Daten erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist in Betracht.

Recht zur Einreichung einer Beschwerde bei einer Regulierungsbehörde

Sie haben das Recht, bei einer Regulierungsbehörde für Datenschutz eine Beschwerde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten einzureichen.

Änderungen dieser Datenschutzinformation

Wir werden diese Datenschutzinformationen überarbeiten, wenn sich im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung oder aus anderen Gründen Änderungen ergeben.

Stand: 20. Mai 2020